terça-feira, 22 de abril de 2008

Ciclo de vida dos documentos do projeto

É importante para os gerentes de projetos reconhecer os estágios pelos quais um documento deve passar desde o início de sua criação até a conclusão do mesmo. Este conhecimento permite que os gerentes de projetos compreendam a situação atual (Status) de um documento em qualquer momento e ajudará a assegurar que será alocado o tempo adequado para completar o documento. Por exemplo, quando um membro da equipe diz que pode concluir um documento em duas semanas. O que ele está dizendo? Ele está dizendo que o documento vai estar pronto para circular para feedback e para a aprovação em duas semanas ou que o documento vai estar concluído e totalmente aprovado em duas semanas? Nem todos os documentos precisam passar por todos os estágios de criação a aprovação. No entanto, dependendo do documento, um ou mais desses passos podem ser necessários.

  1. Preparação. Às vezes você pode somente sentar-se e começar a escrever o seu documento. Outras vezes você necessita preparar-se e planejar. Isto é especialmente uma realidade quando o documento for muito extenso e complexo. Em muitos casos você não pode simplesmente começar a escrever porque você não tem as suas idéias estruturadas. A preparação e o planejamento que inclui esboçar o índice e estruturar as seções, lhe ajudarão a começar.
  2. Criação Inicial do Documento. Neste passo, o documento é criado em formato de rascunho. Se não houver revisões e aprovações posteriores, este passo resultará na criação da entrega final. A maior parte das horas de esforço associadas ao documento são investidas neste passo. Os passos posteriores podem ter longa duração, mas não consomem a mesma quantidade de esforço.
  3. Feedback e Modificação (Iterativo). Esses dois passos envolvem a circulação do documento para revisão inicial e feedback. O documento é atualizado baseado nos comentários da revisão. Dependendo do documento em particular, este pode ser um passo iterativo. Um documento pode ter uma revisão interna, seguida de uma revisão pelas partes interessadas e seguida de uma revisão da gerência. Após cada uma dessas revisões, o documento é modificado com base no feedback e enviado para o próximo passo.
  4. Aprovação. Quando o documento tiver circulado para revisão e feedback, e posteriormente atualizado, ele estará pronto para aprovação final. Alguns documentos devem ser formalmente aprovados por escrito. Outros documentos são simplesmente considerados concluídos após o recebimento da rodada final de revisão, feedback, e ser atualizado.

Os documentos finais poderão requerer atualizações posteriores que também poderão requerer seus próprios mini processo de ciclo de vida (feedback / modificação / aprovação).

Armazenar os documentos do projeto e do gerenciamento do projeto em um repositório.

O repositório de documentos contém todos os documentos do projeto, tanto os relacionados ao projeto em si como os de gerenciamento do projeto. Por exemplo, o repositório conterá os documentos do "Termo de Abertura do Projeto" e o "Cronograma do Projeto" (estas são entregas do gerenciamento do projeto), e também, os documentos de "Especificações Técnicas" e o "Plano de Testes" (estas são entregas do projeto). Quando você começar a considerar seu processo de gerenciamento de documentos, todos os documentos produzidos em seu projeto deverão ser contabilizados.

Após o projeto, os documentos devem ser transitados para as áreas apropriadas

Após a conclusão do projeto, alguns dos documentos podem ser arquivados, enquanto que outros precisam ser mantidos por tempo indefinido. Por exemplo, os documentos "Relatórios de Andamento (Status) do Projeto" podem ser arquivados (ou excluídos) quando o projeto estiver concluído já que são sensíveis ao tempo e após o projeto agregam um valor limitado. Por outro lado, o documento "Manual do Usuário" precisa ser mantido após o projeto.

Algumas empresas mantêm um repositório central das principais entregas dos projetos que podem servir para a reutilização. Por exemplo, o documento "Requerimentos do Negócio" que foi criado para o seu projeto poderá ser utilizado por um outro projeto que seja focado em uma área negociável semelhante. O documento "Estratégia de Testes" definido pelo seu projeto pode ser reutilizado por um outro projeto que tenha necessidades de testes semelhantes.

Se existe um repositório corporativo onde os documentos possam ser submetidos, o gerente do projeto e o bibliotecário devem decidir quais são as informações que podem ser reutilizadas em projetos futuros.

Fonte : TEN STEP

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