Modelo de EAP

Regra 53 para Gerentes de Projetos

Os contratados respondem bem a um cliente que dá atenção ao que eles estão fazendo, mas não respondem bem a um cliente que questiona continuamente os seus trabalhos. A regra básica é: O cliente está sempre certo, mas o custo aumentará se o cliente quiser que as coisas sejam feitas sempre de sua maneira em vez de ser como o contratado planejou. A regra deve ser: Nunca mude os planos de um contratado a menos que os mesmos não sejam adequados ou demasiadamente caros (ou seja, como diz o velho provérbio: "O melhor é o inimigo do bom").

Ciclo de vida dos documentos do projeto

É importante para os gerentes de projetos reconhecer os estágios pelos quais um documento deve passar desde o início de sua criação até a conclusão do mesmo. Este conhecimento permite que os gerentes de projetos compreendam a situação atual (Status) de um documento em qualquer momento e ajudará a assegurar que será alocado o tempo adequado para completar o documento. Por exemplo, quando um membro da equipe diz que pode concluir um documento em duas semanas. O que ele está dizendo? Ele está dizendo que o documento vai estar pronto para circular para feedback e para a aprovação em duas semanas ou que o documento vai estar concluído e totalmente aprovado em duas semanas? Nem todos os documentos precisam passar por todos os estágios de criação a aprovação. No entanto, dependendo do documento, um ou mais desses passos podem ser necessários.

1. Preparação. Às vezes você pode somente sentar-se e começar a escrever o seu documento. Outras vezes você necessita preparar-se e planejar. Isto é especialmente uma realidade quando o documento for muito extenso e complexo. Em muitos casos você não pode simplesmente começar a escrever porque você não tem as suas idéias estruturadas. A preparação e o planejamento que inclui esboçar o índice e estruturar as seções, lhe ajudarão a começar.
2. Criação Inicial do Documento. Neste passo, o documento é criado em formato de rascunho. Se não houver revisões e aprovações posteriores, este passo resultará na criação da entrega final. A maior parte das horas de esforço associadas ao documento são investidas neste passo. Os passos posteriores podem ter longa duração, mas não consomem a mesma quantidade de esforço.
3. Feedback e Modificação (Iterativo). Esses dois passos envolvem a circulação do documento para revisão inicial e feedback. O documento é atualizado baseado nos comentários da revisão. Dependendo do documento em particular, este pode ser um passo iterativo. Um documento pode ter uma revisão interna, seguida de uma revisão pelas partes interessadas e seguida de uma revisão da gerência. Após cada uma dessas revisões, o documento é modificado com base no feedback e enviado para o próximo passo.
4. Aprovação. Quando o documento tiver circulado para revisão e feedback, e posteriormente atualizado, ele estará pronto para aprovação final. Alguns documentos devem ser formalmente aprovados por escrito. Outros documentos são simplesmente considerados concluídos após o recebimento da rodada final de revisão, feedback, e ser atualizado.

Os documentos finais poderão requerer atualizações posteriores que também poderão requerer seus próprios mini processo de ciclo de vida (feedback / modificação / aprovação).

Armazenar os documentos do projeto e do gerenciamento do projeto em um repositório.

O repositório de documentos contém todos os documentos do projeto, tanto os relacionados ao projeto em si como os de gerenciamento do projeto. Por exemplo, o repositório conterá os documentos do "Termo de Abertura do Projeto" e o "Cronograma do Projeto" (estas são entregas do gerenciamento do projeto), e também, os documentos de "Especificações Técnicas" e o "Plano de Testes" (estas são entregas do projeto). Quando você começar a considerar seu processo de gerenciamento de documentos, todos os documentos produzidos em seu projeto deverão ser contabilizados.

Após o projeto, os documentos devem ser transitados para as áreas apropriadas

Após a conclusão do projeto, alguns dos documentos podem ser arquivados, enquanto que outros precisam ser mantidos por tempo indefinido. Por exemplo, os documentos "Relatórios de Andamento (Status) do Projeto" podem ser arquivados (ou excluídos) quando o projeto estiver concluído já que são sensíveis ao tempo e após o projeto agregam um valor limitado. Por outro lado, o documento "Manual do Usuário" precisa ser mantido após o projeto.

Algumas empresas mantêm um repositório central das principais entregas dos projetos que podem servir para a reutilização. Por exemplo, o documento "Requerimentos do Negócio" que foi criado para o seu projeto poderá ser utilizado por um outro projeto que seja focado em uma área negociável semelhante. O documento "Estratégia de Testes" definido pelo seu projeto pode ser reutilizado por um outro projeto que tenha necessidades de testes semelhantes.

Se existe um repositório corporativo onde os documentos possam ser submetidos, o gerente do projeto e o bibliotecário devem decidir quais são as informações que podem ser reutilizadas em projetos futuros.

Fonte : TEN STEP

Dica de Livro sobre Gerenciamento de Riscos

Gerenciamento de Riscos em Projetos

Carlos Alberto Correa Salles,Alonso Mazini Soler & Jose Angelo Santos do V

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O objetivo deste livro é apresentar um processo estruturado para o efetivo gerenciamento de riscos em projetos, isto é, como devemos lidar com as incertezas que ocorrem em qualquer projeto, de qualquer natureza, porte ou complexidade. Como você vê a abordagem dos riscos dos seus projetos, no seu ambiente de trabalho? Ela é realmente feita? Ou apenas "colocamos 10% sobre o custo calculado, para qualquer eventualidade, e se ocorrer, nós vemos como é que fica!" Será que 10% são suficientes?

Entrevista com Professor Eliseu

Quem é o professor Eliseu?

PMP, Fundador, ex-presidente e atual Diretor Conselheiro do PMI-CE, além de Coordenador do Curso de MBA em Gestão Estrategica de Projetos e professor do mesmo curso na Faculdade Integrada do Ceará (FIC) e Mestre em Informática Aplicada(UNIFOR).

Segue abaixo entrevista feita com Professor Eliseu pela nossa equipe:


Eqp. 4 - Em que consiste a Gestão de Projetos?

Prof.º Eliseu - No esforço que as organizações tem feito pra administrar melhor os desafios empresariais. Hoje a gestão de projetos está presente em vários setores. Não existe uma metodologia padrão a ser aplicada como uma regra, mas cada empresa tem que encontrar a própria forma de gerir seus projetos. Depende de fatores culturais e da aceitação dos princípios da gestão de projetos em cada organização.


Eqp.4 - Qual a posição do Brasil no contexto Gerenciamento de Projetos?

Prof.ºEliseu – O gerenciamento de projetos no Brasil tem se desenvolvido muito nos últimos anos. Há um crescimento do número de profissionais certificados, mas ainda temos alguns Estados do país onde os princípios básicos de gestão de projetos do PMI-Project Management Institute ainda não são conhecidos.


Eqp.4 - Quais as novas tendências da evolução do Gerenciamento de Projetos?

Prof.ºEliseu – Com a evolução do Gerenciamento de Projetos, cada vez mais as organizações vão conseguir implementar melhor seus planos estratégicos. A gestão de projetos tem hoje o objetivo de agregar valor aos negócios das empresas.


Eqp. 4 - Por que alguns projetos fracassam?

Prof.º Eliseu - Por vários motivos, falta de apoio do patrocinador, equipe sem conhecimento, falta de recursos, falta de visão do gerente.


Eqp. 4 - Quais áreas mais utilizam a gestão de projetos?

Prof.º Eliseu - Área de TI, Finanças, engenharia, engenharia aero-espacial, também temos visto o crescimento de projetos no terceiro setor e em projetos ambientais.


Eqp.4 - Quais benefícios da gestão de projetos num primeiro plano?

Prof.º Eliseu - Diminuição de custos, menor stress da equipe, otimização do tempo, melhoria da qualidade, entrega do produto certo, com qualidade certa, no tempo que o cliente solicitou.


Eqp. 4 - Qual o maior desafio em ensinar gerencia de projetos a outras pessoas?

Prof.º Eliseu - Uma vez ministrando um curso de gerenciamento de projetos, um aluno disse que o curso era como uma aula de alta culinária francesa, para quem só tem em casa arroz com feijão. O maior desafio é mostrar aos alunos que é possível utilizar a gestão de projetos na prática apesar de todas as dificuldades que as empresas têm em mudar a cultura de trabalho funcional.


Eqp. 4 - Qual a melhor fonte de pesquisa para a gestão de projetos

Prof.º Eliseu - Conhecer o PMBOK, conhecendo as melhores práticas, através do PMBOK você pode criar sua própria metodologia


Eqp. 4 - Qual o maior problema que teve que enfrentar em um projeto? Como superou esse problema?

Prof.º Eliseu - Obter a confiança da equipe, mostrando que era possível realizar a entrega de um projeto, que a equipe achava impossível. A estratégia que eu utilizei foi dividir o problema em partes pequenas que se mostraram muito fáceis de resolver. Ao focar a atenção nas metas diárias, fiz a equipe se despreocupar com o alcance da meta final e consegui completar todo o trabalho necessário para realizar as entregas do projeto. Ter visão clara de como o projeto irá terminar e saber comunicar esta visão para a equipe é, na minha opinião, a maior qualidade que um gerente de projetos precisa ter.


Eqp. 4 - Qual a melhor maneira, em sua opinião, de como calcular o custo de um projeto?

Prof.º Eliseu - É melhor quando você recebe o custo como uma restrição do patrocinador.


Eqp. 4 - Qual atuação do PMI - CE?

Prof.º Eliseu – O PMI atua fortemente na capacitação em gerenciamento de projetos. Trabalha para ter o maior número de pessoas preparadas para o gerenciamento de projetos e o aumentar a quantidade de profissionais certificados pelo PMI no Ceará.


Eqp. 4 - Como se filiar ao PMI – CE e quais as vantagens?

Prof.º Eliseu - Primeiro é necessário se filiar ao PMI – www.pmi.org. No processo de filiação será possível também se filiar ao PMI-CE. As vantagens de estar cadastrado são descontos nos eventos do PMI e PMI-CE, recebimento de informações sobre a gestão de projetos, desconto na prova PMP e aumento da rede de relacionamento com outros gerentes de projetos que atuam no Ceará.

NOVIDADES NO PMBOK 4ª EDIÇÃO - 2008

Novidades no PMBOK 4ª Edição - 2008 - A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth (4th) Edition

Já estão previstas para o final de 2008 as novas versões das seguintes publicações do PMI - Project Management Institute:
- A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth (4th) Edition- 2008;

- The Standard for Program Management Second Edition;

- The Standard for Portfolio Management Second Edition;

- Organizational Project Management Maturity Model - OPM3 Second Edition.

O período de colaboração com sugestões e recomendações já se encontra encerrado. Em relação ao PMBOK, houve uma redução no número de processos de 44 para 42. As principais alterações por área de conhecimento:

Integração - Excluído o processo "Desenvolver a Declaração de Escopo Preliminar".

Escopo - Excluído o processo "Planejamento de Escopo" e inserido o processo "Coletar Requisitos".

Tempo - Sem alterações.

Custo - Sem alterações.

Qualidade - Sem alterações.

Recursos Humanos - Sem alterações.

Comunicações - Inserido o processo "Identificação de Stakeholders".

Risco - Sem alterações.

Aquisições - Os processos "Planejar Compras e Aquisições" e "PlanejarContratações" foram consolidados no processo "Planejas as Aquisições"; e os processos "Solicitar Respostas de Fornecedores" e "Selecionar Fornecedores" foram consolidados no processo "Conduzir as Aquisições".

Mais informações:http://www.pmi.org/Resources/Pages/Exposure-Drafts.as

Questões básicas sobre Gerenciamento de Projetos

1. O que é gerenciamento de projetos?

2. Para que serve o gerenciamento de projetos?

3. Quais os benefícios de aplicar o gerenciamento de projetos para uma organização?

4. Qual o papel do gerente de projetos?

5. Como o processo de gerenciamento de projetos deve funcionar na prática?